🏢 Comment créer un nouveau service ou une nouvelle unité ?

Gérez la structure organisationnelle de votre établissement dans Hublo dans la page “Paramétrage” !

➡️ Si vous n’avez pas accès à cette page, veuillez contacter le.la référent.e Hublo de votre établissement.

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🛠️ Accéder à la gestion de la structure

1️⃣ Connectez-vous à votre compte Hublo

2️⃣ Cliquez sur votre nom en haut à droite

3️⃣ Sélectionnez "Paramétrage"

4️⃣ En haut de la page, trouvez la section "Structure" :

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🗂️ Ajouter un service ou une unité

Cliquez sur “+Ajouter” et sélectionnez “Service” ou “Unité” selon le besoin :

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☑️ Remplir les champs

➕ Création de service

Renseignez les informations suivantes :

• Nom du service (champ obligatoire)
• Code UF
• Pôle (liste déroulante des pôles actifs existants, si le module Pôles est activé)
• Numéro de service

• Codes interface

  

➕ Création d'unité

Renseignez les informations suivantes :

• Nom de l'unité (obligatoire)
• Service parent (sélection dans une liste)(obligatoire)
• Code de l'unité (obligatoire)

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🔌 Intégrer le bon code interface

📌 Le code interface est la clé de correspondance pour la bonne remontée des missions Hublo dans votre logiciel Planning. Cet élément est indispensable au bon fonctionnement de l’interface.

➕ Code Interface des services

Selon l’éditeur du logiciel de planning interfacé, voici la démarche à suivre :

AGILETIME

1️⃣ Transmettez la requête SQL suivante à votre service informatique :

SELECT S.IDSTRUCTURE, S.NOM, TS.NOM as TypeStructure
FROM STRUCTURE S JOIN TYPESTRUCTURE TS ON S.IDTYPESTRUCTURE = TS.IDTYPESTRUCTURE
WHERE S.IDETAT = 1

Il doit vous transmettre les résultats en format Excel.

2️⃣ Identifiez le service que vous souhaitez créer dans l’extraction.

3️⃣ Complétez le champ “Code Interface n°1” uniquement par la colonne A qui correspond à un code au format numérique.

CHRONOS

1️⃣ Création de service uniquement (pas d’unité): Vous devrez récupérer dans votre logiciel Chronos le code UF correspondant au nouveau service que vous souhaitez créer dans Hublo. 

Ce code est au format alphanumérique.

2️⃣ Compléter le champ “Code Interface n°1” dans Hublo.

EPLANNING

1️⃣ Contactez le support Numih en leur demandant l’export de vos codes UF en format Excel. 

2️⃣ Identifiez le service que vous souhaitez créer dans l’extraction. 

3️⃣ Complétez le champ “Code Interface n°1” uniquement par la colonne “TUFUFON” du fichier. Il s’agit d’un code au format numérique.

OCTIME

Pour créer un nouveau service dans Hublo, vous devez identifier les trois codes interface présents dans Octime :

Chemin d’accès : Données de base → Gestion des structures

Merci de renseigner l’ensemble des niveaux de codes alphanumériques (1 à 3) dans les champs correspondants dans Hublo :

• Code interface n°1
• Code interface n°2
• Code interface n°3

Voici un exemple :

Pour la création d'un nouveau service "Bloc Opératoire" dans Hublo, Il faudra compléter les champs indiqué dans Hublo comme suit :

Code interface n°1 : APA

Code interface n°2 : BLOC

Code interface n°3 : BLKOA

⚠️ Attention: ne pas confondre les codes et les libellés.

CEGI

Pour créer un nouveau service dans Hublo, vous devez récupérer le code correspondant dans votre logiciel CEGI Planning First.

Le code est au format : codesite@codeequipe

Voici un exemple :

➕ Code Interface des unité

Selon l’éditeur du logiciel de planning interfacé, voici la démarche à suivre :

AGILETIME

1️⃣ Transmettez la requête SQL suivante à votre service informatique :

SELECT UEP.IDUEP, UEP.NOM, UEP.NOMABREGE, TYPEUEP.NOM as TypeUEP
FROM UEP JOIN TYPEUEP ON UEP.IDTYPEUEP = TYPEUEP.IDTYPEUEP
WHERE UEP.IDETAT = 1

Il doit vous transmettre les résultats en format Excel.

2️⃣ Identifiez l’UEP que vous souhaitez créer dans l’extraction.

3️⃣ Complétez le champ “Code” par la colonne A qui correspond à un code au format numérique.

EPLANNING

1️⃣ Contactez le support Numih en leur demandant l’export de vos Plannings en format Excel.

2️⃣ Identifiez le Planning que vous souhaitez créer dans l’extraction.

3️⃣ Complétez le champ “Code” par la colonne “NOMPLA” du fichier. Il s’agit d’un code au format numérique.

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📞 Besoin d’aide ? Contactez notre support via le formulaire de contact 📧 !